હોસ્પિટાલિટી ફાઇનાન્શિયલ લીડરશીપ: તમે રોલિંગ ફોરકાસ્ટનો ઉપયોગ કેમ કરવા માંગો છો - ડેવિડ લંડ દ્વારા

આગાહીઓ નવી નથી, પણ મારે એ વાત પર ભાર મૂકવો જ જોઇએ કે મોટાભાગની હોટલો તેનો ઉપયોગ કરતી નથી, અને ખરેખર તો કરવી જ જોઈએ. તે એક અતિ ઉપયોગી સાધન છે જે ખરેખર સોના જેટલું વજન ધરાવે છે. તેમ છતાં, તે વધારે વજન ધરાવતું નથી, પરંતુ એકવાર તમે તેનો ઉપયોગ શરૂ કરો છો, તો તે એક અનિવાર્ય સાધન છે જે તમારી પાસે દર મહિને હોવું જોઈએ, અને તેની અસર અને મહત્વ સામાન્ય રીતે વર્ષના છેલ્લા થોડા મહિનામાં વજન અને ગતિ મેળવે છે. એક સારા રહસ્યમાંના કાવતરાની જેમ, તે અચાનક વળાંક લઈ શકે છે અને અણધાર્યો અંત લાવી શકે છે.

શરૂઆતમાં આપણે વ્યાખ્યાયિત કરવાની જરૂર છે કે આપણે રોલિંગ આગાહી કેવી રીતે બનાવીએ છીએ અને તેની રચનાની શ્રેષ્ઠ પદ્ધતિઓ દર્શાવીએ છીએ. પછી, આપણે સમજવા માંગીએ છીએ કે આપણે તેના તારણો કેવી રીતે સંચાર કરીએ છીએ અને અંતે આપણે જોવા માંગીએ છીએ કે આપણે તેનો ઉપયોગ નાણાકીય દિશા બદલવા માટે કેવી રીતે કરી શકીએ છીએ, જેનાથી આપણને ફરીથી આપણા આંકડા બનાવવાની તક મળે.

શરૂઆતમાં એક બજેટ હોવું જરૂરી છે. બજેટ વિના આપણે રોલિંગ આગાહી કરી શકતા નથી. 12 મહિનાનું વિગતવાર હોટેલ બજેટ જે વિભાગીય મેનેજરો દ્વારા સંકલિત કરવામાં આવે છે, નાણાકીય નેતા દ્વારા એકીકૃત કરવામાં આવે છે, અને બ્રાન્ડ અને માલિકી દ્વારા મંજૂર કરવામાં આવે છે. તે ચોક્કસપણે સીધું અને સરળ લાગે છે પરંતુ તે કંઈ પણ સરળ નથી. બજેટ બનાવવામાં આટલો "લોહિયાળ સમય" કેમ લાગે છે તે અંગે સાઇડબાર બ્લોગ અહીં વાંચો.

એકવાર બજેટ મંજૂર થઈ જાય પછી તે કાયમ માટે બંધ થઈ જાય છે અને હવે કોઈ ફેરફાર કરવાની મંજૂરી નથી. તે હંમેશા એવું જ રહે છે, લગભગ લાંબા સમય પહેલા ભૂલી ગયેલા હિમયુગના ઊની મેમથની જેમ, તે ક્યારેય બદલાવાનું નથી. રોલિંગ આગાહી આ ભૂમિકા ભજવે છે. એકવાર આપણે નવા વર્ષમાં પ્રવેશ કરીએ અથવા ડિસેમ્બરના અંતમાં, તમારા બ્રાન્ડના સમયપત્રકના આધારે, તમે જાન્યુઆરી, ફેબ્રુઆરી અને માર્ચની આગાહી કરશો.

૩૦, ૬૦ અને ૯૦ દિવસની આગાહીનો આધાર ચોક્કસપણે બજેટ છે, પરંતુ હવે આપણે ઓગસ્ટ/સપ્ટેમ્બરમાં બજેટ લખ્યું હતું તેના કરતાં પરિસ્થિતિ વધુ સ્પષ્ટ રીતે જોઈ શકીએ છીએ. હવે આપણે ગણતરીના ભાગો, ગતિ, જૂથો અને કાર્ય જોઈએ છીએ કે દરેક મહિનાની શક્ય તેટલી શ્રેષ્ઠ આગાહી કરવી, અને બજેટને સરખામણી તરીકે રાખવું. આપણે ગયા વર્ષના સમાન મહિનાઓ સાથે પણ અર્થપૂર્ણ સરખામણી તરીકે પોતાને ગોઠવીએ છીએ.

રોલિંગ ફોરકાસ્ટનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તેનું એક ઉદાહરણ અહીં છે. ધારો કે આપણે જાન્યુઆરીમાં $150, ફેબ્રુઆરી $140 અને માર્ચ $165 નું REVPAR બજેટ રાખ્યું હતું. નવીનતમ આગાહી બતાવે છે કે આપણે કંઈક અંશે નજીક આવી રહ્યા છીએ પણ પાછળ રહી રહ્યા છીએ. જાન્યુઆરીમાં $130, ફેબ્રુઆરી $125 અને માર્ચ $170 નું REVPAR. બજેટની તુલનામાં મિશ્ર બેગ, પરંતુ સ્પષ્ટપણે આપણે ગતિમાં પાછળ છીએ અને આવકનું ચિત્ર સારું નથી. તો, હવે આપણે શું કરીએ?

હવે આપણે મુખ્ય કેન્દ્ર છીએ અને રમતનું ધ્યાન આવકથી GOP તરફ વળે છે. બજેટની તુલનામાં આવકમાં થયેલા ઘટાડાને ધ્યાનમાં રાખીને, પ્રથમ ક્વાર્ટરમાં નફાના નુકસાનને ઘટાડવા માટે આપણે શું કરી શકીએ? જ્યારે Q1 માં પગારપત્રક અને ખર્ચની વાત આવે છે ત્યારે આપણે આપણા કામકાજમાં શું મુલતવી રાખી શકીએ છીએ, વિલંબ કરી શકીએ છીએ, ઘટાડી શકીએ છીએ, દૂર કરી શકીએ છીએ જે દર્દીને માર્યા વિના નુકસાન ઘટાડવામાં મદદ કરશે? તે છેલ્લો ભાગ મહત્વપૂર્ણ છે. આપણે વિગતવાર જાણવાની જરૂર છે કે ડૂબતા જહાજને આપણા ચહેરા પર ફૂંકાયા વિના શું ફેંકી શકાય છે.

આ જ ચિત્ર આપણે બનાવવા અને મેનેજ કરવા માંગીએ છીએ. બજેટમાં આપણે જે રીતે આયોજન કર્યું હતું તે રીતે ટોચની લાઇન સાકાર ન થાય ત્યારે પણ આપણે શક્ય તેટલું નીચેની લાઇન પર કેવી રીતે વસ્તુઓને એકસાથે રાખી શકીએ? મહિનો-દર-મહિનો આપણે શક્ય તેટલો અમારા ખર્ચને ટ્રેક અને સમાયોજિત કરીએ છીએ. આ પરિસ્થિતિમાં, આપણે ફક્ત Q1 માંથી બહાર આવવા માંગીએ છીએ જ્યારે આપણી ત્વચાનો મોટાભાગનો ભાગ હજુ પણ જોડાયેલ હોય. તે જ આગાહી ચાલુ છે.

દર મહિને અમે આગામી 30-, 60- અને 90-દિવસનું ચિત્ર અપડેટ કરીએ છીએ અને તે જ સમયે, અમે "વાસ્તવિક મહિનાઓ" ને ફરીથી ભરીએ છીએ જેથી અમારી પાસે અંતિમ ધ્યેય - વર્ષના અંતે બજેટવાળા GOP - તરફ ક્ષિતિજ પર સતત વધતો દૃષ્ટિકોણ હોય.

ચાલો એપ્રિલની આગાહીનો ઉપયોગ આપણા આગામી ઉદાહરણ તરીકે કરીએ. હવે આપણી પાસે જાન્યુઆરી, ફેબ્રુઆરી અને માર્ચ માટે વાસ્તવિક છે! મને હવે માર્ચ મહિનાના YTD આંકડા દેખાય છે અને આપણે આવક અને GOP થી બજેટમાં પાછળ છીએ, ઉપરાંત આગામી 3 મહિના માટે નવીનતમ આગાહી અને છેલ્લા 6 મહિના માટે છેલ્લે બજેટ કરેલા આંકડા. આ બધા સમયે હું મારી નજર વર્ષના અંત પર રાખી રહ્યો છું. એપ્રિલ અને મે માટે આગાહી મજબૂત છે પરંતુ જૂન નબળી છે, અને ઉનાળો હજુ પણ ખૂબ દૂર છે તેથી ઉત્સાહિત થઈ શકું નહીં. હું એપ્રિલ અને મે માટે મારા નવીનતમ આગાહી કરેલા આંકડા લઉં છું, અને હું જોઉં છું કે હું Q1 ની કેટલીક નબળાઈઓને ક્યાંથી ભરપાઈ કરી શકું છું. મારું જૂન પર પણ લેસર ફોકસ છે, આપણે શું બંધ કરી શકીએ છીએ અને યોગ્ય કદ જેથી આપણે વર્ષના પહેલા ભાગમાં બજેટ કરેલા GOP પર અથવા તેની ખૂબ નજીક પહોંચી શકીએ.

દર મહિને આપણે બીજા મહિનાનું અનુમાન કરીએ છીએ અને આપણી આગાહી લખીએ છીએ. આ પ્રક્રિયા આપણે આખા વર્ષ દરમિયાન અનુસરીએ છીએ.

ચાલો સપ્ટેમ્બરની આગાહીનો ઉપયોગ આપણા આગામી ઉદાહરણ તરીકે કરીએ. મારી પાસે હવે YTD ઓગસ્ટના પરિણામો છે અને સપ્ટેમ્બરનું ચિત્ર મજબૂત છે, પરંતુ ઓક્ટોબર અને ખાસ કરીને નવેમ્બર ખાસ કરીને જૂથ ગતિમાં ઘણા પાછળ છે. અહીં હું સૈનિકોને એકત્ર કરવા માંગુ છું. 31 ઓગસ્ટ સુધીના અમારા GOP બજેટની ખૂબ નજીક છે. હું વર્ષના છેલ્લા 4 મહિનામાં આ રમત ગુમાવવા માંગતો નથી. હું મારી વેચાણ અને આવક વ્યવસ્થાપન ટીમો સાથે તમામ સ્ટોપ ખેંચી લઉં છું. સોફ્ટ ગ્રુપ ચિત્રને સરભર કરવા માટે આપણે બજારમાં ખાસ વસ્તુઓ મૂકવાની જરૂર છે. આપણે ખાતરી કરવાની જરૂર છે કે અમારું ટૂંકા ગાળાનું ધ્યાન કેન્દ્રિત થાય. આવક વધારવા અને ખર્ચ ઘટાડવા માટે આપણે શું કરી શકીએ?

તે રોકેટ સાયન્સ નથી, પરંતુ આપણે બજેટનું સંચાલન કેવી રીતે કરીએ છીએ તે છે. અમે રોલિંગ આગાહીનો ઉપયોગ બજેટ વર્ષના અંતના GOP ની શક્ય તેટલી નજીક રાખવા માટે કરીએ છીએ. જ્યારે પાછળ હતા ત્યારે અમે ખર્ચ વ્યવસ્થાપન અને આવકના વિચારો પર બમણું ધ્યાન કેન્દ્રિત કર્યું. જ્યારે આગળ હતા ત્યારે અમે પ્રવાહને મહત્તમ બનાવવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કર્યું.

ડિસેમ્બરની આગાહી સુધી, દર મહિને, અમે અમારા રોલિંગ આગાહી અને બજેટ સાથે સમાન નૃત્ય કરીએ છીએ. આ રીતે અમે અસરકારક રીતે સંચાલન કરીએ છીએ. અને માર્ગ દ્વારા, અમે ક્યારેય હાર માનતા નથી. થોડા ખરાબ મહિનાઓનો અર્થ એ છે કે આગળ એક સારો મહિનો છે. મેં હંમેશા કહ્યું છે, "બજેટનું સંચાલન કરવું એ બેઝબોલ રમવા જેવું છે."

"સ્મોક એન્ડ મિરર્સ" નામનો આગામી લેખ જુઓ જેમાં વર્ષના અંતે ઓછા વચનો અને વધુ પડતા પરિણામો કેવી રીતે આપવા અને તે જ સમયે તમારા કબાટ ભરવા તે અંગે ચર્ચા કરવામાં આવશે.

હોટેલ ફાઇનાન્શિયલ કોચ ખાતે હું હોટેલના નેતાઓ અને ટીમોને નાણાકીય નેતૃત્વ કોચિંગ, વેબિનાર્સ અને વર્કશોપમાં મદદ કરું છું. જરૂરી નાણાકીય નેતૃત્વ કૌશલ્યો શીખવા અને લાગુ કરવા એ કારકિર્દીમાં વધુ સફળતા અને વ્યક્તિગત સમૃદ્ધિમાં વધારો કરવાનો ઝડપી માર્ગ છે. હું રોકાણ પર સાબિત વળતર સાથે વ્યક્તિગત અને ટીમના પરિણામોમાં નોંધપાત્ર સુધારો કરું છું.

આજે જ કૉલ કરો અથવા લખો અને તમારી હોટેલમાં નાણાકીય રીતે સક્રિય નેતૃત્વ ટીમ કેવી રીતે બનાવી શકાય તે અંગે મફત ચર્ચાની વ્યવસ્થા કરો.